Unterlassene Ergänzung von innergemeinschaftlichen Rechnungen

In der Praxis stellt sich häufig die Frage, wie mit Fehlern beim Erwerb von Gegenständen oder Dienstleistungen aus einem anderen EU-Mitgliedstaat umzugehen ist – insbesondere bei einer unterlassenen Erwerbsbesteuerung bzw. bei der unterlassenen elektronischen Ergänzung der Rechnung über die SdI-Plattform mit dem Transaktions-Code TD18. Vorauszuschicken ist, dass Unternehmen und Freiberufler für die Teilnahme am innergemeinschaftlichen Lieferungs- und Leistungsaustausch im VIES-Verzeichnis (MIAS-Verzeichnis) eingetragen sein müssen. Die Eintragung kann bereits bei Beantragung der MwSt-Nummer erfolgen oder im Nachhinein über den persönlichen Bereich im Steuerpostfach (Cassetto fiscale); sie ist sofort wirksam.

Allgemeine Handhabung mit elektronischer Ergänzung

Bei innergemeinschaftlichen Rechnungen für erhaltene Lieferungen oder Leistungen hat der Erwerber bzw. Auftraggeber die Vorschriften für die Erfassung und gegebenenfalls die Abführung der MwSt für den nichtansässigen Lieferanten zu erfüllen. Dies erfolgt über die Erwerbsbesteuerung, und zwar durch Ergänzung der erhaltenen Rechnung:
Die ergänzte Rechnung wird im Verzeichnis der Ausgangsrechnungen aufgezeichnet, um die geschuldete MwSt zu erfassen.
Zusätzlich ist sie im Verzeichnis der Eingangsrechnungen einzutragen, um den Vorsteuerabzug geltend zu machen.
Steht der Vorsteuerabzug nicht zu, ergibt sich eine MwSt-Schuld, die in der periodischen MwSt-Abrechnung (Monat oder Quartal) zu erfassen ist.
In der Regel wird die elektronische Ergänzung empfohlen, die in der Praxis einer elektronischen Rechnung entspricht und mit dem Transaktions-Code TD18 an die SdI-Plattform versendet wird. Damit erspart man sich die Mitteilung der Auslandsumsätze (Esterometro); zudem kann die Agentur der Einnahmen die Informationen in der vorausgefüllten MwSt-Jahreserklärung berücksichtigen.

Händische Ergänzung bleibt zulässig

Die elektronische Ergänzung ist lediglich eine Empfehlung – ihre Unterlassung stellt somit keinen Fehler dar. Die Erwerbsbesteuerung kann weiterhin händisch auf der Rechnung vorgenommen werden. Damit lässt sich auch vermeiden, dass etwaige Verspätungen erkennbar werden, insbesondere wenn sie innerhalb desselben Abrechnungszeitraums erfolgen. Es verbleibt dann gegebenenfalls nur die unterlassene Meldung der Auslandsumsätze, die mit einer Verwaltungsstrafe von zwei Euro je Rechnung geahndet wird (Art. 11 Abs. 2-quater Dlgs Nr. 471/1997). Eine unterlassene Erwerbsbesteuerung kann auf diesem Weg also leichter nachgeholt und in die MwSt-Abrechnung einbezogen werden.

Folgen einer gänzlich unterlassenen Erwerbsbesteuerung

Wurde die Erwerbsbesteuerung weder elektronisch noch auf Papier vorgenommen oder kann sie nicht mehr unerkennbar nachgeholt werden, liegt der Tatbestand der nicht abgeführten MwSt aufgrund des unterlassenen Reverse-Charge-Verfahrens vor. Dafür sind unter bestimmten Voraussetzungen verminderte Verwaltungsstrafen vorgesehen (Art. 6 Abs. 9-bis Dlgs Nr. 471/1997):
Die Strafe beträgt 500 Euro, wobei die Fehler eines Kalenderquartals kumuliert und als einziger Verstoß behandelt werden.
Voraussetzung ist, dass die Rechnung für Zwecke der Einkommensteuern erfasst wurde. Im gegenteiligen – seltenen – Fall beträgt die Strafe fünf Prozent der Bemessungsgrundlage, mindestens jedoch 1.000 Euro.
Ergibt sich aus der Unterlassung eine geschuldete Steuer (z. B. bei nicht abzugsfähiger Vorsteuer), ist diese getrennt zu berichtigen.
Die freiwillige Berichtigung (ravvedimento operoso) ist jedenfalls möglich.

Zeitliche Aspekte

Abschließend die maßgeblichen Fristen:
Die Erwerbsbesteuerung von Eingangsrechnungen für erhaltene Lieferungen ist spätestens innerhalb des 15. des Folgemonats nach Rechnungserhalt vorzunehmen, allerdings mit Bezug auf den Vormonat. In der Praxis empfiehlt sich die Erfassung noch innerhalb des Erhaltsmonats, um die Rechnung nicht rückwirkend in der Abrechnung berücksichtigen zu müssen.
Der Lieferant hat die Rechnung spätestens innerhalb des zweiten Folgemonats nach dem Leistungsdatum bzw. der Umsatztätigung zu übermitteln.
Bleibt die Rechnung aus, hat der Erwerber innerhalb des 15. des darauffolgenden Monats eine Eigenrechnung auszustellen.
Bei Dienstleistungen gelten im Wesentlichen dieselben Regeln, sofern es sich nicht um Dauerleistungen handelt. Maßgeblich ist hier jedoch nicht das Leistungsdatum nach den internen Bestimmungen (Art. 6 MwStG), sondern die Fertigstellung der Leistung.

Bruneck, am 24.09.2026
Verfasser: Ausserhofer & Partner GmbH