Zum Jahresende rückt das Thema Weihnachtsessen und Geschenke an Kunden und Lieferanten sowie für die eigenen Mitarbeiter wieder in den Fokus. Dabei ist es wichtig, die geltenden steuerlichen Bestimmungen zu beachten, um unangenehme Überraschungen zu vermeiden. 

Geschenke an Kunden und Lieferanten

Geschenke an Kunden und Lieferanten zählen zu den Repräsentationsausgaben und müssen als solche der Verkaufsförderung dienen und angemessen sein. Die Abzugsfähigkeit dieser Ausgaben setzt zudem die betriebliche Zugehörigkeit voraus. Die Mehrwertsteuer ist für Geschenke mit einem Wert bis 50€ voll abzugsfähig, darüber hinaus kann die Mehrwertsteuer nicht in Abzug gebracht werden. Ähnlich verhält es sich bei der Absetzbarkeit zum Zwecke der Einkommenssteuer. Bis zu einem Wert von 50€ sind die Spesen abzugsfähig, darüber hinaus unterliegen sie der gestaffelten Absetzbarkeit von Repräsentationsspesen (1,5% für Umsätze bis 10 Mio. Euro, 0,6% für Umsätze 10-50 Mio. Euro, 0,4% für Umsätze über 50. Mio. Euro) bzw. der beschränkten Absetzbarkeit von 1% des Jahresumsatzes bei Freiberuflern. Zudem gibt es eine wichtige Neuerung aus dem Haushaltsgesetz 2025: Die Spesen für Geschenke an Kunden und Lieferanten sind grundsätzlich nur dann abzugsfähig, solange sie mit nachvollziehbaren Zahlungsmitteln getätigt wurden. Dies gilt auch für den Erwerb im Ausland. 

Geschenke an Mitarbeiter

Bei Geschenken an die eigenen Mitarbeiter handelt es sich um Sachbezüge. Die Mehrwertsteuer ist dabei unabhängig vom Wert des Geschenkes nicht abzugsfähig. Die Spesen können zum Zwecke der Einkommenssteuer als Personalkosten in Abzug gebracht werden.

Aus Sicht der Mitarbeiter sind Geschenke steuer- und beitragsfrei, solange die jährlichen Freigrenzen für freiwillige Zuwendungen durch den Arbeitgeber (Fringe Benefits) nicht überschritten werden:

• 1.000,00€ für Angestellte ohne zu Lasten lebende Kinder
• 2.000,00€ für Angestellte mit zu Lasten lebenden Kindern (beide Elternteile können jeweils diesen Betrag in Anspruch nehmen)

Bei Überschreitung wird der Gesamtbetrag der im Jahr genossenen Zuwendungen steuer- und beitragspflichtig, nicht nur der Betrag oberhalb der Grenze.

Weihnachtsessen

Die Kosten für das Weihnachtsessen sind zum Zweck der Einkommenssteuer unter Berücksichtigung der beschränkten Absetzbarkeit von 75% für Bewirtungsausgaben bis zu 0,5% der jährlichen Personalkosten abzugsfähig. Die Mehrwertsteuer ist hingegen nicht absetzbar. Nehmen auch andere Personen am Weihnachtsessen teil, die nicht Mitarbeiter des Unternehmens sind, sind die Ausgaben als Repräsentationsspesen einzustufen.