Mit der Einführung der elektronischen Rechnungen müssen auch die gesetzeskonforme Archivierung und auch die Lesbarkeit der Rechnungen berücksichtigt werden. So werden alle elektronischen Rechnungen über das SDI verschickt und auf dem eigenen Portal der Agentur der Einnahmen (AdE) gespeichert. Dieser Dienst wird aber nur auf ausdrücklicher Option vollständig durchgeführt.

Archivierung der Rechnungen

Die gesetzeskonforme Archivierung kann entweder auf dem Portal der AdE aktiviert werden, oder die Archivierung der elektronischen Rechnungen werden durch einen Wirtschaftsberater mittels eines Programms durchgeführt. Da die Rechnungen auf dem Portal der AdE liegen, bietet sich die erste Möglichkeit an. Die Archivierung muss ausdrücklich auf dem Portal der AdE bestätigt werden. Diese Konvention verfällt alle 3 Jahre, sodass man diesen Dienst alle 3 Jahre wiederholen muss.

Speicherung der vollständigen Daten der elektronischen Rechnungen

Weiteres sollte auch jene Option bestätigt werden, damit die Agentur der Einnahmen alle Informationen der elektronischen Rechnungen speichert. Andernfalls werden nur die steuerlichen Eckdaten der Rechnung gespeichert und der Kunde hat nach einer gewissen Zeit keinen Einblick auf die vollinhaltliche Datei der Rechnung. Dieser Dienst ist einmalig zu aktivieren.
Wichtig: Für alle internen Buchhaltungen der Kanzlei werden diese Dienste laufend erneuert. Die externen Kunden müssen sich gegebenenfalls selbst um die Aktivierung und Erneuerung der Dienste kümmern, sofern ihr Buchhaltungsprogramm keine Archivierung der elektronischen Rechnungen vorsieht.