Telematische Tageseinnahmen - technische/praktische Informationen

Nachfolgend noch einige technische und praktische Informationen hinsichtlich der Einführung der telematischen Registrierkassen.

Status Registrierkasse

Mit Inbetriebnahme der elektronischen Registrierkasse wird die Registrierkasse bei der Agentur der Einnahmen registriert und bekommt einen bestimmten Status („In servizio“) zugewiesen. Bei bestimmten Vorfällen muss der Status umgehend vom Registrierkassenbetreiber oder einem Beauftragen geändert werden. Die weiteren Status, welche die Registrierkassen zugewiesen bekommen, können folgende sein:

  • „Dismesso“: Verschrottung, Ausschöpfung Speicher
  • „Disattivato“: Verkauf bzw. Diebstahl
  • „Fuori servizio“: Kasse in Reparatur

Defekte Registrierkasse

Sofern die Registrierkasse defekt ist, muss man sich umgehend an den technischen Support (in der Regel der Registrierkassenbetreiber) wenden. In der Zwischenzeit müssen die Tageseinnahmen mit einem Register (auch elektronisch) geführt werden.

Sofern nicht umgehend der technische Support herbeigerufen wird, kann es Verwaltungsstrafen in Höhe von Euro 250 bis Euro 2.000 mit sich bringen.

Wartung

Die Registrierkasse muss verpflichtend alle 2 Jahre gewartet werden.

Speicherung der Daten

Die Daten werden auf der Registrierkassa unabhängig vom Zeitpunkt der telematischen Übermittlung täglich gespeichert. Auf der Registrierkassa werden die einzelnen Tageseinnahmen im Detail („dati di dettaglio“) und in zusammenfassender Art („riepilogo dei corrispettivi giornalieri“) gespeichert. Auch die Übermittlungsdaten werden gespeichert. Sofern das Speichermedium der Registrierkassa ausgeschöpft ist, muss dieses für 10 Jahre ab der letzen Registrierung aufbewahrt werden.

Datenübermittlung an Agentur der Einnahmen

Die Daten werden in der Regel täglich von der Registrierkassa automatisch übermittelt. Die Übermittlung kann dabei von 00:00 – 22:00 Uhr erfolgen. Dabei wird der Tagesabschluss übermittelt. Auch wenn kein Umsatz war, erfolgt eine Übermittlung. Die detaillierten Tageseinnahmen werden nur übermittelt, wenn auf dem Kassenbeleg („Documento commerciale“) die Steuer- oder MwSt.-Nr. des Kunden angegeben werden.

Nach Übermittlung wird von der AdE die Übermittlungsbestätigung an die Registrierkassa geschickt, welche in der Registrierkassa gespeichert wird.

Bei Unterbrechung der Tätigkeit (z.B. Ferien, Ruhetag) und sofern für diese Tage kein Tagesabschluss gemacht wird, wird am 1. Tag der Wiederaufnahme der Tätigkeit und mit dem 1. folgenden Tagesabschluss eine „leere“ Datei mit den Tagen geschickt, an denen kein Umsatz aufgezeichnet wurde.

Frist für Übermittlung

  • Die Daten werden täglich gespeichert, müssen jedoch erst innerhalb einer Frist von 12 Tagen an die Agentur der Einnahmen übermittelt werden.
  • Falls die Übermittlung nicht erfolgreich war, dann hat man 5 Tage Zeit um die Übermittlung erneut vorzunehmen.

Automaten

Bekanntlich müssen auch die Einnahmen aus den Automaten telematisch gemeldet werden. Dabei kann es Automaten geben welche in der Lage sind die Tageseinnahmen automatisch elektronisch zu versenden und solche welche diese technische Möglichkeit nicht besitzen. Im zweiteren Fall und sofern am Verkaufspunkt bereits eine elektronische Registrierkassa installiert ist, können diese Tageseinnahmen aus den Automaten über die Registrierkassa eingegeben und übermittelt werden.

Kassenbeleg

Trotz Einführung der elektronischen Registrierkassa muss weiterhin ein Kassenbeleg ausgestellt und an den Kunden ausgegeben werden. Dieser Kassenbelge wird „Documento commerciale“ genannt und hat grundsätzlich keine steuerliche Gültigkeit. Nur wenn die Steuer- und/oder MwSt.-Nummer des Kunden auf dem Beleg ausgewiesen ist, erlangt dieser steuerliche Gültigkeit. Die steuerliche Gültigkeit ist in folgenden Fällen erforderlich:

  • Betriebliche Absetzbarkeit Spesen
  • Absetzbarkeit für Steuererklärung
  • Aufgeschobene Fakturierung auf Grund Kassenbeleg

Die Ausweisung der Steuer- bzw. MwSt.-Nr. muss auf Nachfrage des Kunden gemacht werden. In diesem Fall wird mit dem Tagesabschluss auch der einzelne Kassenbeleg an die Agentur der Einnahmen telematisch übermittelt.

Kassenbeleg bei Annullierung/Warenrückgabe

Falls ein Kassenbeleg fehlerhaft ausgestellt wurde, oder auch im Falle einer Warenrückgabe kann anschließend noch eine Annullierung oder Stornierung erfolgen. In diesem Fall muss ein neuer Kassenbeleg erstellt werden und Bezug auf den zu annullierenden Kassenbeleg genommen werden. Dabei muss der ursprüngliche Kassenbeleg vorliegen und es müssen die Daten der Registrierkasse, mit welchem der Kassenbeleg ausgestellt wurde und die ID-Nummer des Kassenbeleges angegeben werden. Es wird ein neuer Kassenbeleg ausgegeben welcher die Bezeichnung „Documento commerciale emesso per Annullamento“ (bei Annullierung) oder „Documento commerciale emesse per reso merce“ (bei Warenrückgabe) erhält. Der Betrag des Berichtigungsbeleges darf den Betrag des ursprünglichen Kassenbeleges natürlich nicht überschreiten.

Ventilierung

Im Falle der Ventilierung der Tageseinnahmen wird nur der Bruttobetrag der Tageseinnahmen an die Agentur der Einnahmen gemeldet. Dies würde bei der Registrierkassa keine getrennte Aufzeichnung der Tageseinnahmen nach MwSt.-Satz erforderlich machen. Da die Registrierkassen die Möglichkeit bieten in Bezug auf einen Kassenbeleg eine Rechnung auszustellen, kann es trotzdem erforderlich sein die Tageseinnahmen getrennt nach MwSt.-Satz aufzuzeichnen.

Tageseinnahme mit anschließender Rechnung

Im Zusammenhang mit Verkäufen an Unternehmen kann es vorkommen dass zunächst ein Kassenbeleg und anschließend eine Rechnung ausgestellt wird. In diesem Fall muss diese Tageseinnahme in der Registrierkassa gesondert erfasst werden, damit diese nicht mit den anderen Tageseinnahmen an die Agentur der Einnahmen übermittelt wird. Für die MwSt.-Abrechnung zählt in diesen Fällen die Rechnung und nicht die Tageseinnahme.

Zu berücksichtigen ist in diesen Fällen, dass der Kunde vor Ausstellung des Kassenbeleges die Ausstellung einer Rechnung velangen muss. Auf dem Kassenbeleg muss die MwSt.-Nr. des Kunden angegeben werden.

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